IT-Sicherheit für Unternehmen · Gifhorn · Hornetsecurity Bronze Partner
E-Mail-Sicherheit & Microsoft 365 Backup für Unternehmen
Schützen Sie geschäftliche E-Mails vor Phishing, Schadsoftware und gefälschten Absendern. Sichern Sie wichtige Daten aus Microsoft 365 und archivieren Sie aufbewahrungspflichtige Nachrichten nachvollziehbar. IT-Service 38 plant die passende Lösung, übernimmt die Einrichtung und betreut sie persönlich – in Gifhorn, Wolfsburg, Braunschweig und Umgebung.
Hornetsecurity Bronze Partner
Persönliche Beratung und Einrichtung durch IT-Service 38
Warum ein voller Posteingang noch kein sicherer Posteingang ist
Gefälschte Rechnungen, manipulierte Links, vermeintliche Nachrichten der Geschäftsführung oder gestohlene Zugänge können den Arbeitsalltag innerhalb weniger Minuten unterbrechen. Gleichzeitig liegen Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge und interne Unterlagen immer häufiger ausschließlich digital vor. Gerade kleinere Unternehmen brauchen deshalb mehr als einen gewöhnlichen Spamfilter: Sie benötigen Schutz vor gezielten Angriffen und ein Wiederherstellungskonzept für den Fall, dass wichtige Inhalte verschwinden.
Microsoft 365 bringt bereits eigene Schutz- und Wiederherstellungsfunktionen mit. Wie weit diese reichen, hängt jedoch von Ihrer Lizenz, Konfiguration und den betroffenen Daten ab. Eine ergänzende Schutzlösung sollte deshalb nicht blind installiert, sondern an der tatsächlichen IT-Umgebung ausgerichtet werden. Wir prüfen, welche Postfächer, Domains und geschäftlichen Daten besonders wichtig sind und wo zusätzliche Absicherung sinnvoll ist.
- Gefälschte Rechnungen
- Phishing-Links
- Gelöschte Daten
Vier Schutzbereiche. Ein Ansprechpartner.
1. Phishing, Spam und Schadsoftware früh abfangen
Mehrstufige Filter können unerwünschte E-Mails und gefährliche Anhänge erkennen, bevor sie Mitarbeitende erreichen. Erweiterte Analysen prüfen auffällige Nachrichten, Dateien, Links oder QR-Codes. Das ist gerade bei gefälschten Rechnungen und täuschend echten Nachrichten der Geschäftsführung wichtig. Welche Funktionen verfügbar und aktiviert sind, hängt vom vereinbarten Leistungsumfang ab. Ergänzend gehören sichere Zugänge, Mehrfaktor-Authentifizierung und klare Verhaltensregeln zum Schutzkonzept.
2. Geschäftliche E-Mails nachvollziehbar archivieren
Geschäftlich aufbewahrungspflichtige E-Mails sollen auch Jahre später auffindbar und unverändert nachvollziehbar sein. Eine dafür geeignete Archivierung kann eingehende und ausgehende Nachrichten automatisiert sichern, mit Suchfunktionen versehen und Zugriffe dokumentieren. Die erforderliche Aufbewahrungsdauer hängt vom Inhalt der Nachricht und den für Ihr Unternehmen geltenden Vorgaben ab. Nicht jede E-Mail ist zehn Jahre aufzubewahren. Gemeinsam mit Ihren steuerlichen oder rechtlichen Ansprechpartnern klären wir die technischen Anforderungen.
3. Microsoft-365-Daten unabhängig sichern
Ob Exchange Online-Postfächer, OneDrive-Dateien, SharePoint-Dokumente oder unterstützte Teams-Inhalte: Geschäftsdaten sollten auch dann wiederherstellbar sein, wenn sie versehentlich gelöscht oder durch einen Sicherheitsvorfall beschädigt werden. Je nach gebuchter Backup-Lösung und Einrichtung sind mehrere automatische Sicherungen am Tag möglich. Entscheidend ist aber nicht nur, ob eine Sicherung erstellt wird, sondern ob sich die benötigten Daten im Ernstfall tatsächlich zurückholen lassen. Deshalb gehören Wiederherstellungstests zur Beratung.
4. E-Mail-Kommunikation bei Störungen absichern
Auch Cloud-Dienste sind nicht zu jedem Zeitpunkt störungsfrei verfügbar. Eine passend konfigurierte Kontinuitätslösung kann dafür sorgen, dass Unternehmen in bestimmten Ausfallsituationen weiterhin wichtige E-Mails empfangen oder bearbeiten können. Wir stimmen diese Funktion mit Ihrer bestehenden E-Mail-Infrastruktur ab und erläutern, welche Szenarien abgedeckt sind und wo technische Grenzen bestehen.
Drei Aufgaben. Drei getrennte Wege.
E-Mail-Schutz
E-Mail-Archiv
M365-Backup
Optionaler Ausfallschutz: Kontinuität für vereinbarte Störungsszenarien – abhängig von Vertrag und Einrichtung, keine pauschale Verfügbarkeit.
Archivierung ist kein Backup – und ein Backup kein E-Mail-Archiv
Ein Backup dient in erster Linie dazu, Daten nach Verlust, Beschädigung oder Löschung wiederherzustellen. Ein E-Mail-Archiv hat eine andere Aufgabe: Es bewahrt aufbewahrungspflichtige geschäftliche Kommunikation nachvollziehbar und nach festgelegten Regeln auf. Der Ordner „Archiv“ in Outlook ist deshalb nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv. Umgekehrt ersetzt auch ein Backup nicht jede Anforderung an die langfristige E-Mail-Aufbewahrung. Wer beide Themen getrennt versteht und gemeinsam plant, vermeidet Lücken und unnötige Doppelarbeit.
E-Mail-Archiv
- Hauptaufgabe
- Geregelte Aufbewahrung geschäftlicher Kommunikation
- Typische Frage
- Finden wir diese Nachricht auch Jahre später unverändert wieder?
- Umfang
- E-Mails mit Anhängen nach festgelegten Regeln
Backup
- Hauptaufgabe
- Wiederherstellung nach Verlust, Beschädigung oder Löschung
- Typische Frage
- Sind wir nach einem Vorfall schnell wieder arbeitsfähig?
- Umfang
- Unterstützte Postfächer, Dateien und Dokumente
Outlook-Ordner „Archiv“Ersetzt weder das eine noch das andere – er verschiebt Nachrichten nur an einen anderen Ablageort.
Microsoft 365 schützt die Plattform. Wer sichert Ihre Geschäftsdaten?
Ein versehentlich gelöschter Projektordner in OneDrive, ein verschwundenes Postfach nach einem Mitarbeiterwechsel oder verschlüsselte Dateien können den Geschäftsbetrieb spürbar beeinträchtigen. Wie schnell muss Ihr Unternehmen wieder arbeitsfähig sein? Wie viele Stunden Datenverlust wären verkraftbar? Diese Fragen sind wichtiger als ein bloßes Häkchen „Backup vorhanden“.
IT-Service 38 prüft mit Ihnen die genutzten Dienste, Benutzerkonten, Aufbewahrungsbedarfe und Berechtigungen. Darauf aufbauend werden Sicherungsumfang, Häufigkeit, Zugriffsschutz und die konkrete Wiederherstellung festgelegt. Nicht alle Datenarten innerhalb von Microsoft 365 werden von jeder Backup-Lösung unterstützt; der tatsächliche Funktionsumfang wird vor der Einrichtung geprüft.
Vom Arbeitsbestand zur Wiederherstellung
- Exchange / Outlook
- OneDrive
- SharePoint
- Teams
Absenderfälschung erschweren: SPF, DKIM und DMARC
Betrüger versuchen immer wieder, E-Mails so aussehen zu lassen, als kämen sie direkt aus Ihrem Unternehmen. SPF beschreibt, welche Server E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden dürfen. DKIM versieht ausgehende Nachrichten mit einer überprüfbaren technischen Signatur. DMARC legt fest, wie empfangende Mailserver mit nicht authentifizierten Nachrichten umgehen sollen, und liefert Berichte.
Diese Einträge werden nicht einfach auf die strengste Einstellung gesetzt. Gerade wenn Buchhaltungssoftware, Newsletter-Versand oder ein CRM über Ihre Domain Nachrichten versenden, muss zuerst der tatsächliche Mailfluss geprüft werden. Wir begleiten die schrittweise Einführung und werten die Ergebnisse aus, bevor Schutzregeln verschärft werden. Mehr dazu im Ratgeber „SPF, DKIM und DMARC einfach erklärt“.
Legitime Buchhaltung, CRM und Newsletter berücksichtigen; Ergebnisse beobachten, bevor Regeln verschärft werden.
Persönliche Betreuung in Gifhorn, Wolfsburg und Braunschweig
Siegfried Graf ist Ihr direkter Ansprechpartner bei IT-Service 38. Nach einer Bestandsaufnahme Ihrer Microsoft-365-Umgebung erläutern wir mögliche Schwachstellen ohne unnötiges Fachchinesisch und entwickeln eine Empfehlung, die zu Größe, Arbeitsweise und Risiken Ihres Unternehmens passt. Wir übernehmen die vereinbarte Einrichtung, testen die wesentlichen Funktionen und betreuen die Lösung auf Wunsch laufend. Sie erhalten Unterstützung per Fernwartung und nach Absprache auch persönlich vor Ort.
In vier Schritten zu besser geschützter E-Mail-Kommunikation
- 01
Bestandsaufnahme
Wir erfassen Benutzer, Postfächer, Domains, bisherige Filter, Archivierung und Datensicherung.
- 02
Schutzkonzept
Wir stimmen den benötigten Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten und das individuelle Angebot mit Ihnen ab.
- 03
Einrichtung und Prüfung
Wir konfigurieren die vereinbarten Funktionen, testen den Mailfluss und klären mögliche Einschränkungen.
- 04
Betreuung
Bei Änderungen, Sicherheitsfragen oder Wiederherstellungsbedarf bleibt IT-Service 38 ansprechbar.
Häufige Fragen zu E-Mail-Sicherheit und Microsoft 365
Brauche ich mit Microsoft 365 noch ein zusätzliches Backup?
Microsoft 365 bietet bereits Wiederherstellungs- und Schutzfunktionen, deren Umfang von Lizenz und Einstellung abhängt. Eine unabhängige Sicherung kann sinnvoll sein, wenn Sie bestimmte Wiederherstellungsziele oder längere Aufbewahrungsbedarfe haben. Das prüfen wir gemeinsam.
Ist E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen Pflicht?
Für steuerlich oder handelsrechtlich relevante Nachrichten können Aufbewahrungspflichten gelten. Entscheidend sind Inhalt und geltende Vorschriften. IT-Service 38 unterstützt bei der technischen Umsetzung, individuelle Rechts- und Steuerfragen gehören in die entsprechende Fachberatung.
Was wird in Microsoft 365 gesichert?
Je nach Produkt und Lizenz können E-Mails, Kalender, Kontakte sowie unterstützte Inhalte aus OneDrive, SharePoint und Teams gesichert werden. Einige Datentypen sind ausgenommen. Wir legen den tatsächlichen Schutzumfang vorab transparent fest.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter auf einen Phishing-Link klickt?
Sicherheitssysteme können zahlreiche Angriffe erkennen, aber keinen vollständigen Schutz garantieren. Wichtig sind sichere Anmeldungen, aktuelle Geräte, Mitarbeitersensibilisierung und ein dokumentierter Notfallablauf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt von Benutzerzahl, Domains, vorhandenen Mailfiltern und nötigen Umstellungen ab. Nach einer Bestandsaufnahme stimmen wir einen geeigneten Terminplan ab.
Brauchen wir neue E-Mail-Adressen?
Meist ist eine Integration in bestehende Domains und Microsoft 365 möglich. Vor einer Änderung prüfen wir DNS-Einträge, Mailfluss und externe Absenderdienste.
Können auch Betriebe aus Wolfsburg und Braunschweig anfragen?
Ja. IT-Service 38 betreut Unternehmen in Gifhorn, Wolfsburg, Braunschweig und Umgebung; die Zusammenarbeit ist per Fernbetreuung oder nach Terminabsprache vor Ort möglich.
Was kostet E-Mail-Sicherheit und Backup?
Sie erhalten nach Prüfung Ihrer Postfächer, Domains und Anforderungen ein individuelles Angebot. Auf der Website werden bewusst keine Pauschalpreise veröffentlicht.
Weiterlesen im Ratgeber
E-Mail-Archivierung für Kleinunternehmen: Was ist wirklich wichtig?
Relevante Nachrichten, Fristen und nachvollziehbare Aufbewahrung.
Microsoft 365 Backup für Unternehmen: Was sollte gesichert werden?
Unterstützte Daten, getrennte Sicherung und ein geprüfter Restore.
SPF, DKIM und DMARC: So schützen Unternehmen ihre E-Mail-Domain
Absender, Signaturen und Richtlinien verständlich unterscheiden.
Lassen Sie uns Ihre E-Mail-Sicherheit gemeinsam prüfen
Wie viele Postfächer nutzen Sie? Arbeitet Ihr Team mit Microsoft 365? Gibt es bereits einen Spamfilter, ein E-Mail-Archiv oder ein getestetes Backup? Teilen Sie uns kurz mit, wie Ihre Umgebung aussieht. Wir besprechen die nächsten Schritte persönlich und verständlich.
Lieber direkt sprechen? 05371 9459374